Het stukje dat past. Plan een gratis gesprek
Het stukje dat past · AI-automatisering voor het mkb

Het terugkerende werk in je bedrijf, slim geautomatiseerd.

Intégrate automatiseert vaste taken in administratie, verkoop, klantcontact, planning en rapportage. Jij houdt de controle: niets gaat de deur uit zonder jouw akkoord.

Plan een gratis gesprekReken het zelf uit

20 minuten, gratis. Je praat met een van de oprichters.

Gesprek van 20 minutengratis, geen verplichtingen
Een mens keurt altijd goedniets gaat vanzelf de deur uit
Pilot van 4 weken, vaste prijsvooraf afgesproken wat geslaagd is
Herken je dit?

Dezelfde werkdag, zonder en met Intégrate

Een voorbeeld van een gewone dinsdag in een klein bedrijf. Links hoe het nu vaak gaat. Rechts hoe het loopt als het terugkerende werk is klaargezet en jij alleen nog hoeft te controleren.

Zonder Intégrate

  1. 08:30Inbox doorlezen en sorteren
  2. 09:15Bonnen en facturen overtypen in de boekhouding
  3. 10:30Offerteaanvraag van gisteren alsnog beantwoorden
  4. 11:45Klant nabellen over een ontbrekend document
  5. 13:30Planning bijwerken na twee afzeggingen
  6. 15:00Openstaande facturen nalopen, herinneringen typen
  7. 16:30Cijfers van de week bij elkaar zoeken
  8. 17:45Nog even de mail

Met Intégrate

  1. 08:30Inbox is gesorteerd, conceptantwoorden staan klaarjij keurt goed
  2. 08:45Bonnen en facturen uitgelezen en klaargezet voor de boekhoudingjij keurt goed
  3. 09:00Conceptofferte voor de aanvraag van gisteren staat klaarjij keurt goed
  4. 09:10Herinnering voor het ontbrekende document is voorbereidjij keurt goed
  5. 09:20Planning bijgewerkt, voorstel voor de vrijgekomen plekkenjij keurt goed
  6. 09:30Tijd voor klanten, je team en het werk waar je bedrijf van groeitjouw tijd
  7. 15:00Betalingsherinneringen voorbereidjij keurt goed
  8. 16:30Weekoverzicht staat in je mailboxautomatisch, intern

Dit is een voorbeeld. Welke taken we automatiseren bepalen we samen, en we beginnen altijd met één proces.

Wat we doen

Wat Intégrate voor je doet

We kiezen samen het proces dat jou de meeste tijd kost, waar het ook zit in je bedrijf. Het herhaalwerk automatiseren we. Het denkwerk en de beslissing blijven bij jou.

Verzamelen en sorteren

Mails, formulieren, bonnen en documenten komen op de juiste plek, met een korte samenvatting en vaste categorie.

Overzetten zonder overtypen

Gegevens gaan automatisch van het ene systeem naar het andere: van mail naar boekhouding, van formulier naar klantsysteem, van order naar planning.

Concepten klaarzetten

Een conceptantwoord, conceptofferte, taak of herinnering staat klaar. Jij past het aan en keurt het goed.

Signaleren en rapporteren

Je ziet wat ontbreekt, wat te lang open staat en hoe het ervoor staat. Elke week automatisch, zonder zoeken.

Wat we kunnen automatiseren

Automatisering voor elk onderdeel van je bedrijf

Dit zijn de bedrijfsonderdelen waar we automatiseringen bouwen, met voorbeelden en waarom het loont. We beginnen altijd met één proces en breiden pas uit als dat werkt.

Administratie en facturatie

Bonnen en facturen uitlezen en klaarzetten voor de boekhouding, betalingen koppelen, herinneringen voorbereiden. Waarom: minder overtypen, minder fouten, sneller betaald.

Verkoop en offertes

Aanvragen herkennen, de gegevens verzamelen, een conceptofferte of antwoord klaarzetten en de opvolging bewaken. Waarom: snel reageren is vaak het verschil tussen de klus krijgen of niet.

Klantcontact en support

Vragen, klachten en meldingen sorteren, naar de juiste collega sturen en een conceptantwoord voorbereiden. Waarom: klanten krijgen sneller antwoord en niets blijft liggen.

Planning en agenda

Afspraken inplannen, bevestigingen en herinneringen versturen na akkoord, wijzigingen doorzetten naar de planning. Waarom: minder heen-en-weer bellen en minder gemiste afspraken.

Documenten en dossiers

Controleren of een dossier compleet is, ontbrekende stukken signaleren en een vriendelijke herinnering klaarzetten. Waarom: dossiers sneller rond, minder najagen.

Rapportage en overzicht

Elke week automatisch een overzicht: aanvragen, open posten, doorlooptijden, wat aandacht nodig heeft. Waarom: sturen op cijfers in plaats van op gevoel.

Inkoop en voorraad

Bestellingen en leveringen bijhouden, afwijkingen signaleren en een bestelvoorstel klaarzetten. Waarom: minder misgrijpen en minder geld dat vastzit in voorraad.

Personeelsadministratie

Urenbriefjes, verlofaanvragen en documenten voor nieuwe medewerkers verzamelen en controleren op volledigheid. Waarom: minder administratie voor jou en je team. Beslissingen over mensen nemen we nooit automatisch.

Koppelt met de systemen die je al hebt
  • Gmail
  • Outlook
  • Microsoft 365
  • Google Agenda
  • Excel
  • Google Sheets
  • Exact Online
  • Moneybird
  • e-Boekhouden
  • SnelStart
  • AFAS
  • HubSpot
  • Teams
  • Slack
  • WhatsApp Business
  • je websiteformulier

Staat jouw systeem er niet bij? Heeft het een koppeling (API), dan kunnen we er meestal mee werken. Dat checken we in het eerste gesprek.

Welk proces eerst? Dat bepalen we samen in het eerste gesprek, op basis van hoe vaak het voorkomt, hoeveel tijd het kost en hoe groot het risico is als er iets misgaat.

Reken het zelf uit

Wat kost die ene taak je nu?

Kies een taak die elke week terugkomt en vul je eigen cijfers in. Geen beloftes van ons: dit is jouw rekensom.

Deze taak kost je nu ongeveer
€ 1.212
per maand
Waarde van de tijd die kan vrijkomen
€ 606
per maand, als 50% vermijdbaar blijkt

Welk deel echt vermijdbaar is, weet je pas na een meting. Daarom meten we in de pilot eerst het startpunt en daarna het resultaat.

Bespreek deze taak in 20 minuten
Werkwijze in vier stappen

Zo werken we

Je krijgt geen belofte vooraf. Je krijgt een meting, op jouw eigen werk.

1

1. Gratis gesprek

Je vertelt hoe het proces nu loopt en waar de tijd naartoe gaat.

2

2. Startpunt meten

Samen meten we hoeveel stuks er per week binnenkomen, hoeveel tijd elk stuk kost en hoe vaak het misgaat.

3

3. Pilot van 4 weken

Een kleine, betaalde pilot op één proces. Vooraf spreken we samen af wanneer het geslaagd is: minder tijd, minder fouten of sneller opvolgen.

4

4. Evaluatie

We leggen voor en na naast elkaar. Jij kiest: doorgaan, bijsturen of stoppen. Stop je, dan krijg je de documentatie en zetten we de automatisering uit.

Wat het kost

Klein beginnen, met een vaste prijs

Je weet vooraf wat je betaalt en wat je ervoor krijgt. Bedragen zijn exclusief btw.

Stap 1

Kennismaking

€ 0

Een gesprek van 20 minuten over het proces dat jou de meeste tijd kost.

  • Geen verplichtingen
  • Je hoort eerlijk of automatisering hier zin heeft
  • Je praat met een van de oprichters
Stap 2

Pilot van 4 weken

vanaf € 1.500vaste prijs

Eén proces, gebouwd en getest in jouw eigen systemen.

  • Meting vooraf en achteraf, op jouw cijfers
  • Succescriteria samen vastgelegd voor de start
  • Een mens keurt elke uitgaande actie goed
  • Documentatie en stopknop inbegrepen
Stap 3

Beheer en uitbreiden

vanaf € 150per maand

Alleen als de pilot zijn doelen haalt en jij door wilt.

  • Wekelijkse controle van het logboek
  • Kleine aanpassingen en support
  • Volgende proces pas na jouw akkoord

Je hoort de exacte prijs voordat je iets beslist. Haalt de pilot de afgesproken doelen niet, dan zetten we de automatisering uit, krijg je de documentatie en zijn er geen maandkosten.

Controle en privacy

Jij houdt de controle

Je wilt niet dat er iets vreemds naar een klant gaat of dat er cijfers verkeerd in je boekhouding komen. Daarom zit er altijd een mens tussen.

Eerst jouw akkoordNiets wordt verstuurd, gewijzigd of betaald zonder akkoord van iemand uit jouw team.
Twijfel gaat naar een mensWe leggen samen vast wanneer een geval onzeker is. Past een bericht in geen categorie, dan pakt een collega het op.
Alles vastgelegd, met stopknopJe kunt altijd terugzien wat er is gebeurd. Met de stopknop zet je alles direct uit.
Zuinig met gegevensAlleen de gegevens die nodig zijn. We werken met verwerking binnen de EU en leggen vooraf vast waar je gegevens staan. Eerst een verwerkersovereenkomst, en iedereen krijgt een eigen account met minimale rechten.

Wat mag automatisch, en wat wacht op jou?

Per proces leggen we dit samen vast voordat de pilot start. Dit is ons uitgangspunt.

Mag automatisch

  • Sorteren en labelen
  • Samenvatten
  • Gegevens klaarzetten in een concept
  • Een interne melding of taak
  • Het weekoverzicht voor jou

Wacht op jouw akkoord

  • Een e-mail of bericht naar een klant
  • Een offerte versturen
  • Een boeking in de boekhouding
  • Een factuur of betalingsherinnering
  • Een wijziging in klantgegevens of planning

Doen we niet

  • Betalingen uitvoeren zonder mens
  • Beslissingen over mensen, zoals selectie of beoordeling
  • Medische of juridische beslissingen
  • Gegevens delen buiten wat is afgesproken
Voor wie

Voorbeelden uit jouw branche

Voor elk klein bedrijf met werk dat elke week terugkomt. Kies je branche en zie waar we meestal mee beginnen.

Administratie- en boekhoudkantoren

Kantoren van 2 tot 15 mensen die elke maand achter stukken van klanten aan zitten en veel gegevens overzetten.

  • Ontbrekende stukken bij klanten opvragen en bewaken
  • Bonnen en facturen klaarzetten voor boeking
  • Klantvragen sorteren met een conceptantwoord
  • Een maandoverzicht per klant

Installatie- en bouwbedrijven

Storingen, offerteaanvragen, planning en bonnen komen allemaal via dezelfde inbox en dezelfde telefoon binnen.

  • Offerteaanvragen samenvatten en een conceptofferte klaarzetten
  • Storingsmeldingen met de kerninformatie naar de juiste monteur
  • Werkbonnen en uren verzamelen voor de facturatie
  • De planning bijwerken bij wijzigingen

Vastgoedbeheer en makelaars

Vragen van huurders, eigenaren en kopers, dossiers met veel documenten en afspraken die op tijd gepland moeten worden.

  • Vragen en meldingen van huurders sorteren en doorzetten
  • Dossiers controleren op volledigheid
  • Bezichtigingen inplannen en bevestigen na akkoord
  • Open posten en herinneringen voorbereiden

Andere branche

Komt een taak elke week terug, heeft hij vaste stappen en komt hij digitaal binnen? Dan kunnen we er meestal iets mee.

  • Verkoop en offertes
  • Klantcontact en support
  • Administratie en facturatie
  • Planning, documenten en rapportage
Over ons

Twee oprichters, één proces tegelijk

Intégrate is opgericht door twee ondernemers uit Nederland. We werken met één klant en één werkstroom tegelijk. Daardoor krijg je onze volle aandacht.

Waarom de naam Intégrate

Integreren betekent passend maken. Onze automatisering past in jouw manier van werken, niet andersom. Vandaar het ontbrekende puzzelstuk in ons logo.

Waar we in geloven

Geen groot IT-project voor een klein bedrijf. Wel één proces goed automatiseren, meten of het werkt, en dan pas het volgende. Zo groeit de automatisering mee met je bedrijf.

Wat we niet doen

We beloven geen foutloze of volledig zelfstandige automatisering. En we automatiseren geen beslissingen over mensen, zoals personeelsselectie of medische keuzes.

Veelgestelde vragen

Wat ondernemers ons vragen

Doen jullie alleen e-mail?

Nee. We automatiseren terugkerend werk overal in je bedrijf: administratie, verkoop, klantcontact, planning, documenten, rapportage, inkoop en personeelsadministratie. We beginnen wel altijd met één proces en breiden pas uit als dat werkt.

Stuurt de software zelf berichten naar mijn klanten of boekt het zelf iets in?

Nee. Het systeem maakt een concept. Iemand van jouw team leest het, past het aan als dat nodig is en keurt het goed. Pas daarna wordt er iets verstuurd, ingeboekt, gewijzigd of betaald.

Wat als de AI een fout maakt?

Dat kan gebeuren. Daarom keurt altijd een mens goed en gaan twijfelgevallen naar handmatige afhandeling. Alles wordt vastgelegd, zodat je kunt terugzien wat er gebeurde. En met de stopknop zet je het direct uit.

Wat kost het?

Het eerste gesprek is gratis. Een pilot van 4 weken op één proces heeft een vaste prijs vanaf € 1.500 exclusief btw. De exacte prijs hangt af van het proces en hoor je voordat je iets beslist. Beheer daarna kost vanaf € 150 per maand en start alleen als de pilot zijn doelen haalt.

Moet ik nieuwe software kopen of mijn systemen vervangen?

Dat bekijken we per geval. We gaan uit van de mail, spreadsheets en systemen die je al gebruikt. Is er toch iets extra nodig, dan hoor je dat vooraf, met de reden erbij.

Wat gebeurt er met de gegevens van mijn klanten en medewerkers?

We gebruiken alleen wat nodig is en verwerken het in de EU. Voordat we echte gegevens gebruiken, tekenen we een verwerkersovereenkomst. We zijn geen juristen en garanderen dus niet dat je aan de AVG voldoet. We vertellen wel precies wat we doen.

Het stukje dat past.

Welk werk kost jou elke week de meeste tijd?

Vertel het ons in 20 minuten, dan kijken we samen of automatisering daar helpt. Waar het ook zit in je bedrijf.

Plan een gratis gesprek

Liever mailen? integratepartnerss@gmail.com